CONSIDERACIONES EN LA UTILIZACIÓN DE SISTEMAS DE REGISTRO Y CONTROL DE ASISTENCIA COMPUTACIONALES

La Dirección del Trabajo, mediante sus pronunciamientos reconoce los sistemas de asistencia electrónico o computacionales, como un medio válido de registro de asistencia en la medida que se cumpla con determinadas características o requisitos mínimos.

La Dirección del Trabajo mediante dictámenes N° 1140/27, de 24.02.2016 y N° 5849/133 de 04.12.2017, fija las características o requisitos que debe cumplir un sistema de asistencia de tipo computacional, debiendo todo sistema de asistencia adecuarse a lo que dichos pronunciamientos disponen.

La implementación de sistemas de control de asistencia computacional por un empleador será válida en la medida que se dé íntegro cumplimiento a los requisitos establecidos por la Dirección del Trabajo, no requiriéndose autorización alguna de dicha institución para ello. Sin embargo, el sistema que la empresa implemente debe cumplir íntegramente con los requisitos fijados por la Dirección del Trabajo, por lo que el sistema debe ser revisado y visado a través de un Ordinario emitido por el Departamento Jurídico de dicha repartición pública, por lo que si el sistema no cuenta con dicho pronunciamiento su empleo no se ajusta a lo dispuesto en esta materia por el órgano fiscalizador, pudiendo la empresa ser sancionada.

La Dirección del Trabajo ha señalado que el proceso de certificación deberá repetirse cada 24 meses, contados desde la fecha de emisión del certificado anterior, lo mismo ocurre con la emisión del ordinario respectivo de dicha institución.

Es importante tener presente que para determinar si un sistema de control de asistencia se ajusta o no a la normativa vigente, los empleadores deben disponer de copia del ordinario de la Dirección del Trabajo que autorizo el sistema de asistencia (acto administrativo aprobatorio), el cual debe ser exhibido a los inspectores del trabajo en los procesos de fiscalización, es decir al contratar o comprar a una empresa este tipo de sistemas, se le debe entregar copia del ordinario respectivo emitido por la Dirección del Trabajo o bien el empleador obtenerlo directamente desde la página web de la Dirección del Trabajo.

En el caso de un sistema de asistencia electrónico computacional cuyo ordinario aprobatorio para su comercialización y utilización tiene una antigüedad de más de 2 años, tendríamos en términos muy simples que el empleador está utilizando un sistema de asistencia que la Dirección del Trabajo no ha validado, por lo que pueden ser sancionados por ello, siendo el rango de multas según el número de trabajadores de la razón social el siguiente:

Empresas de 1 a 49 trabajadores: 1 a 10 UTM

Empresas de 50 a 199 trabajadores: 2 a 40 UTM

Empresas de 200 o más trabajadores: 3 a 60 UTM

Todo empleador debe siempre ver con la empresa que les provee el sistema para que les acredite que cumplen con los criterios de la Dirección del Trabajo.

Esta materia es muy rara vez es fiscalizado, pero los empleadores no pueden confiarse y estar siempre preparados para acreditar que el sistema utilizado cumple con todas las exigencias.

Sobre la certificación de los sistemas y la obligación de que exista un ordinario de la Dirección del trabajo que señala que el sistema ha sido revisado y autorizado, la institución fiscalizadora ha señalado:

Ordinario N° 1140/027, de 24.02.2016:

6.5 Requisitos funcionales: La entidad que realice la verificación del sistema deberá extender un informe final, señalando las pruebas a que ha sido sometido.

Dicho informe final se estructurará en el mismo orden contenido en el presente oficio, e indicará expresamente el cumplimiento de todos los requisitos exigidos para la validación de los sistemas de que se trata. El referido informe señalará, asimismo, las razones técnicas por las que se considera que el sistema cumple cada condición.

En el mismo sentido, cabe precisar que el empleador es responsable por el correcto funcionamiento del sistema, por lo que cualquier desperfecto o falla que afecte, entorpezca o impida la realización, envío o fiscalización de los registros exigidos, será sancionado de acuerdo a la normativa vigente.

El proceso de certificación deberá repetirse cada 24 meses, contados desde la fecha de emisión del certificado anterior.

Ordinario N° 2201, de 27.07.2020:

1.- La Dirección del Trabajo no se encuentra facultada para recomendar entidades privadas para el desarrollo de una actividad comercial, por lo que deben ser los interesados quienes seleccionen a sus prestadores de servicios.

2.- El plazo de duración de las autorizaciones emitidas por esta Dirección, establecido en el párrafo final del N° 6.5 del Dictamen N° 1140/027 de 24.02.2016, en relación con los sistemas de registro y asistencia computacionales, resulta suficientemente extenso para permitir a las compañías adoptar las medidas necesarias tendientes a obtener una nueva certificación.

Ordinario N° 2894, de 26.10.2020:

La Dirección del Trabajo autoriza la utilización de sistemas de registro y control de asistencia computacionales, no a las empresas específicas que los comercializan o implementan por lo que, si se desea utilizar una plataforma que ya ha sido validada por este Servicio, los empleadores no requieren volver a solicitar un pronunciamiento en tal sentido.

Ordinario N° 1408, 08.04.2020:

1-. En virtud del poder de dirección de que goza el empleador, es éste quien tiene derecho a determinar el tipo de sistema de registro y control de asistencia a utilizar en la empresa. Sin embargo, si se tratara de un sistema informático, el mecanismo elegido debe cumplir con lo dispuesto por este Servicio en los dictámenes Nº 1140/027 de 24.02.2016 y N° 5849/133 de 04.12.2017.

Ordinario N° 1517, de 28.04.2020:

1.- La Dirección del Trabajo no mantiene registros sobre los datos solicitados, toda vez que se traba de información pública disponible en el sitio Web institucional www.direcciondeltrabajo.cl.

2.- Para determinar si un determinado sistema de control de asistencia se ajusta o no a la normativa vigente, los empleadores deben disponer de copia del respectivo acto administrativo aprobatorio, el cual debe ser exhibido a los inspectores del trabajo en el marco de los procesos de fiscalización.

Ordinario N° 1510, de 23.04.2020:

1.- La Dirección del Trabajo no mantiene registros sobre los datos solicitados, toda vez que se trata de información pública disponible en el sitio Web institucional www.direccióndeltrabajo.cl.

2.- Para determinar si un determinado sistema de control de asistencia se ajusta o no a la normativa vigente, los empleadores deben disponer de copia del respectivo acto administrativo aprobatorio, el cual debe ser exhibido a los inspectores del trabajo en el marco de los procesos de fiscalización.

Ordinario N° 1470, de 21.04.2020:

La Dirección del Trabajo autoriza la utilización de sistemas de registro y control de asistencia computacionales, no a las empresas específicas que los comercializan o implementan por lo que, si se desea utilizar una plataforma que ya ha sido validada por este Servicio, los empleadores no requieran volver a solicitar un pronunciamiento.